Заверение документов - терминологический нонсенс.
Так что же кроется за этим понятием?

Порядок заверения документов регламентирован законодательными и правовыми нормами из области делопроизводства и документоведения. Некоторые операции с документами, которые проводятся  нотариусом, можно тоже с натяжкой отнести к «заверению».

Начнем с того, что «заверение документов» - это терминологический нонсенс. По определению ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ можно подписать, завизировать, согласовать, скопировать и хранить.  Заверить можно копию документа. Такие права делегируются руководителям компаний и учреждений.  

Документоведение  - одна из самых консервативных областей бюрократической системы. Порядок  заверения документов, то есть копий документов, регламентирована  нормативным актом, действующим еще со времен Советской власти.  Это Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», последнее изменение внесено в 2003 году. Указ подписан Юрием Андроповым и, к слову сказать, отменяет Постановление ЦИК и СНК СССР от 1937 года.

Согласно Указу по заявлениям граждан компании и государственные учреждения осуществляет свидетельствование (а не заверение документов!) выписок и копий из деловых бумаг, паспортов, удостоверений и др. при условии, что в исходном документе нет неясного текста, подчисток, приписок и исправлений. 

Рассмотрим, какие операции, условно именуемые заверением документов, осуществляет нотариус согласно «Основами законодательства РФ о нотариате». Во-первых, нотариусы удостоверяют сделки, подтверждая легитимность пакета документов  удостоверительной надписью. Также нотариусы свидетельствуют:

  • верность копий и выписок из документов;
  • подлинность подписи на деловых бумагах;
  • время предъявления документов;
  • верность перевода документированной информации с одного языка на другой.

Новым комплексным законом от 21 декабря 2013 г. № 379-ФЗ в «Основы законодательства о нотариате» введены новые функции нотариата. Теперь нотариусы удостоверяют равнозначность электронных документов, подписанных электронной подписью, и документов на бумажном носителе. Такая процедура очень полезна в переходный период, когда одни учреждения или компании перешли целиком и полностью на электронный документооборот, а другие еще нет, и требуют именно бумажную версию оригиналов деловых документов. 

Но одна область документоведения не попала в поле зрения чиновников и законодателей. Это – свидетельствование и удостоверение деловой переписки по электронной почте.  Заверение документов электронной подписью, так усердно внедряемой в современную переписку, по сути свидетельствует только то, что подписавшее лицо знает пароли и имеет доступ к устройству – носителю подписи. Подлинное свидетельствование деловой переписки через Интернет осуществляет сервис «Электронный нотариус». Уникальная система фиксации почтовых отправлений и вложенных документов, заверение факта и даты направления материалов, состава переданной документации осуществляется в автоматическом режиме и не требует визита в нотариальную контору или к вечно занятому должностному лицу.