Обзор популярных систем электронного документооборота
Система электронного документооборота (СЭД) – это комплекс технических и программных средств, разработанных для организации и стабильного функционирования электронного документооборота в организации, государственной или коммерческой структуре. Особо популярны СЭД в топливно-энергетическом комплексе России, в области финансовых услуг и торговли, науке и образовании. В государственном секторе мало осталось учреждений и предприятий, где еще не сделан выбор в пользу СЭД.
СЭД нельзя свести к простой автоматизации делопроизводства, скорее, это многофункциональный комплекс для работы с документами. Любая система электронного документооборота поддерживает ряд стандартных процедур:
- создание, хранение, и передача документов;
- управление доступом и доведение документов до определенного круга пользователей;
- регулирование документационных потоков;
- идентификация источников документов.
Как правило, любая СЭД обеспечивает защиту документов от несанкционированных изменений, уничтожения, а также контролирует доступ к материалам конфиденциального уровня. В России используется более 20-ти систем электронного документооборота. Наиболее известные из них: «Практика», «Naumen DMS», Directum, Этлас (ЭДО) и EMC Documentum. Выбор СЭД диктуется численностью компании или учреждения, особенностями ведения делопроизводства и техническими характеристиками самой системы.
«Практика» - разработка компании «Системы документооборота» (Татарстан). Предлагается как в облачной, так и в серверной версиях, если количество абонентов превышает тысячу человек. Позиции системы сильно укрепились, когда в 2012 году «Практика» была внедрена Минкомсвязью в качестве основной программы документооборота, несмотря на то, что в системе реализованы не все требуемые опции и режимы. Сейчас абонентами «Практики» являются более 3,5 тысяч клиентов, в том числе большинство госучреждений Москвы. Стоимость абонемента на месяц для организации составляет 5 тыс. рублей плюс 250 рублей за каждого пользователя.
«Naumen DMS» - разработка российской компании NAUMEN, имеющей 12-летнию историю создания программных решений для коммерции и органов власти. Этот СЭД является усовершенствованной версией популярной системы электронной документации NauDoc - продукта дочерней компании NAUMEN. Система электронного документооборота дополнена подсистемой управления бизнес-процессами (BPM).
Directum - разработка одноименной дочерней компании НПО "Компьютер". Плюсом данной системы являются расширенные возможности организации совещаний, заседаний и конференций в удаленном режиме. Упор в Directum делается на инструменты коллективной работы, включая ведение единой базы организаций и контактных лиц и хранение истории переговоров с клиентами.
CompanyMedia – разработка компании "ИнтерТраст". Конек этой системы - обеспечение каждого пользователя персональным рабочим местом, удобным и функциональным. Для этого в СЭД встроен принципиально новый web-интерфейс, который допускает открытые дискуссии в корпоративной социальной сети.
Такие системы незаменимы и значительно сокращают время прохождения документов, благодаря автоматизации процесса переписки с удаленными пользователями. Но для мелких компаний невыгодно устанавливать громоздкую и дорогостоящую СЭД. Гораздо проще воспользоваться опцией «Фиксация электронной почты» сервиса «Электронный нотариус». Деловая переписка будет надежно храниться в облачной структуре банка данных сервиса в течении 5 лет.